Címlapsztori

06_digital information world.jpg
Forrás: ITB
A HR-ben is kell a technológia

Áldás vagy átok a HR digitalizációja?

A stratégiai, emberi feladatok ellátására biztosítana többletidőt a HR digitalizációja, de a magas költség miatt csak a nagyobb vállalatok lépik meg a befektetést. Ha elszántuk magunkat a HR digitalizációja mellett, akkor a célok meghatározása után próbálkozzunk kicsiben, pilot programok indításával.

Egyik fejlesztő ismerősöm nemrég váltott állást: egy kisebb programozó cégtől ment egy multinacionális vállalathoz. Ő mesélte, hogy mennyire érdekes és emlékezetes volt az egész toborzási és interjúztatási folyamat: adataikat egy online felületen kellett megadniuk, és egy öt perces videós bemutatkozást is kértek tőle. Ezután következett egy ugyancsak online megoldandó tesztfeladat, majd a harmadik körben hívták be interjúra.


Itt következik az igazán érdekes rész: az interjú részleteit nem emailben, hanem egy chatbot segítségével egyeztette le. Adott időpontok közül kellett választania, majd a chatbot arra is válaszolt, hogy biciklijét hol tudja tárolni, hogyan öltözzön, és hogy mindezt az információt emailben is megkapta. A háttérben ez a chatbot nagy valószínűséggel maga választotta ki a szabad időpontokat, ő foglalta le a tárgyalót, majd mindezeket az információkat az érintett vezetők naptárába is beírta. Egyszerű és nagyszerű céleszköz, a HR-es adminisztratív teendőinek egy részét lefedte. (Ha esetleg nem lenne közismert: chatbot, azaz társalgószoftver-automata. Nem feltétlenül mesterséges intelligencia! Adatbázisba előre felvett válaszokat ad a kérdező beszéd-szöveg átalakításon átesett kérdéseire. – A szerk.)

 

Kevés az igazán digitális HR

Ahogy a vállalat többi részébe, úgy a HR-részlegbe is óhatatlanul bekúszik a digitalizáció, de úgy tűnik, ezen a téren elég sok még a tennivaló. A HR Research Institute 2019 októberében közzétett kutatása szerint a vállalatok 7 százaléka mondhatja el azt magáról, hogy gyakorlatilag minden HR-szolgáltatásuk vagy -funkciójuk digitális, 33 százalékuknál nagyon sok, de nem az összes HR-folyamat digitális. Az mindenképp biztató, hogy a megkérdezettek közel kétharmada azt gondolja, hogy az elkövetkező két évben a HR egyre digitálisabbá válik.

A kutatásban két csoportba osztották a HR-osztályokat a digitalizáció szintje szerint: digitálisnak vették azt a 40 százalékot, akiknél az összes, vagy nagyon sok HR folyamat digitális volt és analógnak azokat, akiknél azt válaszolták, hogy nagyon sok folyamatot vagy gyakorlatilag minden folyamatot manuálisan végeznek, ez a vállalatok 32 százaléka volt. A digitális és analóg HR-rel rendelkező vállalatot összehasonlították és kiderült, hogy a digitális HR-rel rendelkező vállalatok többnyire jobb pénzügyi és HR eredményeket érnek el, mint analóg társaik.

Az adminisztratív feladatokat digitalizáljuk

Ahogy az a „HR-rendszerek elterjedése” grafikonból is kiderül, a HR-folyamatokból főleg az adminisztratív funkciókat szeretjük digitalizálni: a megkérdezett vállalatok 88 százalékánál a bérszámfejtés digitálisan történik. Ez nem meglepő, mert a bérszámfejtés olyan feladat, melyet pontosan, precízen kell végezni, senki sem örvend, ha a bérek számolásakor hiba keletkezik. Adminisztratív feladatokat oldhatunk meg a második legnépszerűbb HR-alkalmazás segítségével, gyűjtőnevükön a HR információs rendszerekkel, ezekben a bérszámfejtés mellett munkáltatói adatok, könyvelési funkciók is találhatók. A stratégiainak tekintett területekből az oktatási modulok digitalizációja a legnépszerűbb.

Az is kiderült, hogy a digitális csoportba tartozóknál a digitális átalakulás gyorsabb, a vezetők stratégiai tehetségápoló feladatokat adnak a HR-osztálynak. Ugyanakkor innovatívabb és változáskereső a digitális HR-rel felszerelkezett cégek kultúrája, jobb az alkalmazott élmény, és általában több területen jobban teljesítenek, mint analóg társaik. A kutatás is bevallja, nem biztos, hogy a HR digitális működése váltja ki a vállalat jobb pénzügyi eredményeit. Inkább arra gyanakodnak, hogy a digitális HR-eszközökben élenjáró cégek egyébként is versenyképesebb szemléletűek, ez a jobb mutatók oka.

 

Lassan digitalizálódik a HR

Balogh-Mázi Mária, DreamJobs
Balogh-Mázi Mária, DreamJobs
A HR és a jog a legutolsó terület, amely digitalizálódni fog a világon – véli Balogh-Mázi Mária, a DreamJobs állásportál vezérigazgatója. A HR-ben dolgozók közül sokan azért állnak ellen a technológiának, mert attól tartanak, a gép rideggé teszi a kapcsolatot az alkalmazottakkal, a jelöltekkel. Ennek ellenére a vezérigazgató azt tapasztalja, hogy minél több a digitalizáció a HR területén annál több értékes idő jut a jelöltre. Férjével közösen pont azért fektetnek HR-es vállalkozásokba, mert azt látják, ezen a téren komoly fejlődési lehetőség van. A személyes kapcsolatot kivéve a HR-munka szinte minden egyes folyamata kiváltható digitális eszközzel.

A technológia a HR-berkeiben történő terjedését az is segíti, hogy generációváltás van a munkahelyeken, Az új generáció pedig sokkal befogadóbb a technológiával. Az segít a lényegre, az emberre összpontosítani: a repetitív HR-feladatokat elvégzi helyettünk, a felszabaduló időben pedig jut idő a kreatív feladatokra.

Balogh-Mázi Mária szerint most van itt az idő a technológia befogadására. A HR-es problémákkal, a „recruitmenttel” foglalkozó szakemberek fájó pontja, hogy nehezen találják meg a szükséges tehetséges munkaerőt. Így készek változtatni, készek befogadni a vállalat vonzerejét növelő technológiákat. Izgalmas időknek nézünk elébe HR-területén is, – fejezte be Balogh-Mázi Mária.

 

A HR-esek vágynak az IT-re

Rozsovits Edit, Staff Solution
Rozsovits Edit, Staff Solution
Ennek ellenére több dolog is akadályozza az IT-eszközök elterjedését – véli Rozsovits Edit, a Staff Solution ügyvezető igazgatója. A HR-es szakemberek főleg az adminisztrációs, repetitív feladatokat bíznák szoftverre. Ám az egyes automatizmusok bevezetése csak a nagyobb vállalatoknál költséghatékony. Hiába könnyítené meg a kisebb vállalatok életét is, ha hosszú az üzleti megtérülés, akkor nem fognak ezzel a lehetőséggel élni. Például egy interjú időpontot egyeztető chatbot a nagy tömegben embereket felvevő multinacionális vállalatnál két-három hónap alatt is megtérül, kisebb vállalatnál években is mérhető ez az idő.

Hiába szeretné a megoldást a HR-es, bevezetésében segítségre szorul. A HR-es másképp gondolkodik, mint egy fejlesztő vagy egy IT-s, és nincs arra felkészülve, hogy önmagában, egyedül fogjon neki az adott rendszer használatának. Az ügyvezető igazgató egy friss tapasztalatát osztotta meg ezen a téren: egy vállalatnál az év elején vezették be a munkaügyi nyilvántartó rendszert, mely többek között a bérszámfejtésért is felelős. Elvileg februárban már ez az új rendszer számolta ki volna 300 alkalmazott bérét. A hónap elején a rendszer elméletben működött, de mivel a munkavállalók adatait még nem töltötték fel, a bérek nagy valószínűséggel késnek. A sietős adatfeltöltés miatt sok lesz a hiba, ami elégedetlenséget okoz, valószínűleg megnöveli a fluktuációt…


A HR-es szakembernek időt kell biztosítani, hogy az IT-rendszerszervezővel, -fejlesztővel és -tesztelővel közösen elmélyüljenek a bevezetendő rendszerben. Egy olyan megoldásszállító céggel kell szerződést kötniük, amely az adott cégre szabja a megoldást, átgondolja a folyamatokat, és ahol kell, módosítást javasol, szorgalmazza nemcsak a rendszer, hanem az adatok kérdésének megoldását is. Ezt a folyamatot a HR-es kollégának végig kell kísérnie, hogy értse, milyen rendszerrel kell dolgozzon – mindezt napi feladatai mellett. Ha a vállalat minderre elegendő időt biztosít a HR-es kollégának, akkor nem átokként, hanem áldásként éli meg a digitalizációt.

 

Hogyan induljunk el?

Amikor úgy döntünk, itt az ideje a HR digitalizációjának, legyenek határozott céljaink. Ez a cél lehet a folyamatok automatizációja azért,hogy csökkentsük az ismétlődő feladatokkal töltött emberi időt. Vagy több időt szeretnénk stratégiaalkotással tölteni, de nem szeretnénk erre új embert felvenni. Az is elképzelhető, hogy a munkavállalók vagy a potenciális jelöltek élményét szeretnénk javítani, ezzel is erősítve a vállalati márkát. Ha menet közben változnak a célok, azzal nincs semmi baj, merjünk változtatni. Csak tudjuk, hogy mi felé tartunk és hogyan szeretnénk oda eljutni.

A célok ismeretében állítsunk össze egy csapatot, mely az átalakulásért felelős. Ebben a csapatban többféle, osztályokon átívelő szakembernek kell lennie: egy ember, aki ismeri és érti, hogy a HR-folyamatok hogyan befolyásolják a vállalat egészét. Szükségünk van egy digitális átalakulásban járatos szakemberre, aki tudja, hogy a technológia hogyan képes a meglévő folyamatokat javítani, kiváltani. És érdemes a csapatba felvenni egy változás menedzsert is, aki szervezeti és egyéni szinten előkészíti és menedzseli az átalakulást.

Így működik a digitális HR egy multinál

Varga András, Coca-Cola Magyarország
Varga András, Coca-Cola Magyarország
A digitális megoldások számos belső és külső HR-folyamatunk elengedhetetlen eszközei – válaszolta az IT Business kérdésére a Magyarországon közel 1100 főt foglalkoztató Coca-Cola HBC Magyarország HR szolgáltatások és jutalmazások vezetője, Varga András. A vállalatnál digitális csatornákat használnak a külső és belső toborzásnál, elektronikusan lehet a meghirdetett állásokra jelentkezni és a cég is elektronikusan szólítja meg a pályázókat, potenciális munkavállalókat. Szerinte a digitális megoldások nélkülözhetetlenek a külső szolgáltatókkal való együttműködésben is, a felhő alapú szolgáltatások pedig nagy mértékben mobillá teszik a munkavállalókat. Nagy könnyebbség, hogy akár otthon, vagy egy külsős megbeszélés szünetében már mobiltelefonon is el lehet intézni számos dolgot, például jóváhagyni munkatársaink szabadságát.

A digitális megoldások a munkavállalók oktatását, továbbképzését is hatékonyan támogatják, akár tantermi oktatással ötvözve, akár tisztán e-learning formájában. A mesterséges intelligencia alkalmazása is nagyon nagy távlatokat nyit meg, de egy-egy chatbot-alkalmazás már ma is meg tudja válaszolni a gyakran ismétlődő munkavállalói kérdéseket, vagy segíteni tud a jelöltek előszűrésében. Az információ megőrzésében is egyértelműen a digitalizációé a jövő, olyan testreszabott, felhasználó-barát applikációké, amelyek például egy utódlástervezésnél könnyedén kísérik végig a folyamatot, majd az eredményt rögzítik és később elérhetővé teszik.

A HR-vezető felhívta a figyelmünket, hogy a nagyvállalati rendszerek digitalizálását magas bekerülési költség és üzemeltetési díj jellemzi – így a nagy lépésekre ország- vagy cégcsoport szintjén kerülhet sor, ami viszont lassíthatja a bevezetési folyamatot. Emellett a digitalizáció során nem szabad elfelejteni, hogy az online megoldásokkal kapcsolatban még mindig eltérő az egyes korosztályok fogékonysága, a fizikai munkakörben dolgozók vállalaton belüli elérhetősége pedig sokszor nehézkes eszköz hiányában.

Változások, csak kicsiben

A meghatározott célok ismeretében lépésről-lépésre dolgozzunk ki egy stratégiai tervet arra, hogy a jelenlegi állapotból hogyan jutunk el a célig. Határozzuk meg a kezdő lépéseket, majd írjuk le pontosan, mi a további teendő, ha ezek a lépések megvalósultak. Ha változnak a célok, változhat a stratégia is, rugalmasan alakítsuk mindkettőt.


A digitalizáció előkészítésekor a változásban érintett kollégákat készítsük fel. Az átalakítást kezdjük kicsiben, ezzel is minimalizálva az esetleg sikertelen projektek hatását. Alakítsunk ki kis csoportokat, akik a régi folyamatoktól eltérően teljesen más eszközökkel fognak neki ugyanannak a feladat elvégzéséhez. Például egy kisebb csoport a HR-en belül elkezdhet foglalkozni a toborzás területén a jelöltek automatizált szűrésével, de csak a kezdő pozíciók esetében. Egy másik csapat a régi manuális módszerekkel folytatja a középvezetői állásokra jelentkezők vizsgálatát. Ez azt jelenti, hogy nem hagytunk fel a hagyományos folyamatokkal, csupán egy újjal kísérletezünk.

 

Mérjük az eredményeket!

Megvan a stratégia, a lépéseket is kidolgoztuk, és kiválasztottuk azokat a technológiai megoldásokat, melyeket kicsiben, pilotprogramok keretében kipróbáljuk. Ahhoz, hogy tudjuk, hol tartunk a folyamatban, mennyire közel vagy távol vagyunk célunktól, mérnünk kell az eredményeket. Határozzuk meg a sikeresség mércéjeként használt számokat, és folyamatosan kísérjük figyelemmel alakulásukat.